Antrag für den DigA

Sehr geehrter Herr Bürgermeister,

inzwischen ist die digitale Arbeit des Rates Alltag geworden und läuft aus unserer Sicht, mit einigen kleinen Ausnahmen, reibungslos ab - verbunden mit deutlicher Papiereinsparung, schnelleren Reaktionsmöglichkeiten auf kurzfristige Änderungen und einem einheitlichen System für alle Beteiligten.

Auch die nach Einführung des neuen Ratsinformationssystems hinzugekommenen Unterscheidung zwischen Vorlagen und Anträgen mittels entsprechender Kennzeichnung (bspw. A150/2024 für einen Antrag und 4/2024 für eine Vorlage) haben die Übersichtlichkeit und auch die Recherchemöglichkeiten nochmal verbessert. Leider ist uns aufgefallen, dass die für die Ausschüsse wichtigen schriftlichen Antworten der Verwaltung auf Anfragen als einziges noch keinem vereinheitlichten System unterliegen und mal per Mail, mal per Einwurf im Ratsfach verteilt werden.

Dies bedarf unserer Ansicht nach einer gleichen Systematisierung, da hier insbesondere die Möglichkeit der Recherche gegeben sein sollte und die schriftlichen Antworten direkt am Termin des Ausschusses, in dem die Anfragen gestellt wurden, ersichtlich sein sollten, ähnlich wie Niederschriften.

Wir beantragen daher…

· die Einführung einer Systematik für schriftliche Antworten der Verwaltung auf Anfragen mit einer laufenden Nummer und eines Präfixes (bspw. „VA123/2024“), analog der Systematik für Anträge und Verwaltungsvorlagen.

· die Verteilung der Verwaltungsantworten ausschließlich digital und dem entsprechenden Ausschusstermin zugeordnet, sodass sie einerseits leicht auffindbar sind und andererseits wie andere Mitteilungen im RIS und in den Infomails angezeigt werden.

· dass Antworten nachträglich der Niederschrift des Ausschusses angehängt werden.