Sehr geehrter Herr Dr. Meyer,
vielen Dank für Ihre Einladung zur 1. konstituierenden Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses, in der die nachträgliche Berichterstattung gem. § 9 Nr. 2 RPOR (Berichterstattung Prüfung Veruntreuungen u.ä.) erfolgt.
Die CDU-Fraktion ist allerdings erstaunt, warum der RPA erst 9 Monate nach Beginn der Ratsperiode unter dem Eindruck des Betrugsfalles im Hochbauamt zum ersten Mal tagt.
Die von uns erbetene zeitnahe Berichterstattung der Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) aus der letzten „großen Prüfung" zu den Bereichen Hochbauamt, Vergabe und präventive Prüfung wurde vom Bürgermeister negativ beschieden. Wir bitten um Angabe der Gründe hierfür, sowie eine verbindliche Zeitangabe, wann der Abschlussbericht im RPA gem. § 105 (5) GO NRW vorgestellt wird.
Für den Fall, dass dies nicht kurzfristig gewährleistet ist, behält sich die CDU-Fraktion die Beantragung einer Sondersitzung des RPA mit Einladung der GPA vor.
Wir halten es für geboten, organisatorische Änderungen erst in Kenntnis des Prüfungsberichts von RPA und GPA zu treffen.
Darüber hinaus liegt diesem Schreiben ein Fragenkatalog zur Beantwortung durch das Rechnungsprüfungsamt bei. Wir beantragen, die Fragen umfänglich, ggf. schriftlich zu beantworten.
Mit freundlichen Grüßen
Ewald Vielhaus Andreas Dick
Vorsitzender Sprecher RPA
Fragenkatalog
1. Visaprüfungen in den Bereichen Bauleistungen und Gebäudewirtschaft
1.1. Erfolgt eine andauernde Überwachung (Dauerprüfung) anhand von Prüfungsthemen und eines Prüfplans?
1.2. Werden nur stichprobenweise Prüfungen durchgeführt?
1.3. Die Dienstanweisung „Vergabe" wurde offenbar neu gefasst. Wann erfolgte diese Neufassung und was wurde im Einzelnen geändert?
1.4. Die Visaprüfung setzt zur Zeit nur ab einer gewissen Höhe (5.000,-- EUR) ein. Auf wessen Anregung bzw. Vorschlag erfolgte diese Festlegung - Verwaltung (BM) oder RPA? Bedeutet dieses im Umkehrschluss, dass bei Beträgen unter € 5.000,00 keine Prüfungshandlungen vorgesehen sind bzw. stattgefunden haben?
1.5. Erfolgen auch Prüfungen in den Ämtern vor Ort?
1.6. Wie viele Prüfungshandlungen wurden in diesem Bereich durchgeführt und wie viel Prüfer hierfür eingesetzt?
2. Prüfung der Stadtkasse durch das RPA
2.1. In welchen Zeitabständen erfolgt eine Prüfung der Stadtkasse?
2.2. Wie viel Prüfer werden hierfür eingesetzt?
2.3. Welche Prüfverfahren werden angewandt? Wechselnde bereichsweise Prüfung, stichprobenartig alle Zahlungsein- und- ausgänge oder sonstige Auswahlkriterien?
2.4. Werden unvermutete Kassenprüfungen durchgeführt und wie oft pro Jahr?
3. Prävention
3.1. Erfolgt eine Delikt-Revision als Präventionsmaßnahme?
3.2. Erfolgt eine regelmäßige Überprüfung der internen Kontrollsysteme durch die interne Revision auf Funktionsfähigkeit, Wirksamkeit, Wirtschaftlichkeit und Angemessenheit?
3.3. Erfolgt eine Dokumentation und Berichterstattung?
3.4. Besteht in der Verwaltung eine IT-Strategie und darauf aufbauend ein IT-Sicherheitskonzept?
3.5. Werden IT-gestützte Prüfungssysteme (z.B. Benford-Analyse, Chi-Quadrat Analyse), die mittlerweile zum Revisionsstandard zählen, eingesetzt?
3.6. Erfolgen prozessorientierte Prüfungen und werden die Ergebnisse dokumentiert?
3.7. Sind Früherkennungs- und Warnsysteme installiert? Wenn ja, welche?
3.8. Werden laufend Schwachstellenanalysen durchgeführt?
4. Gebäudemanagement (Facility Management)
4.1. Gab es zu einem professionellen Facility Management einschließlich umfassender Gebäudedaten eine Entscheidungsvorlage im Verwaltungsvorstand?
4.2. War auch die Zusammenfassung des Gebäudemanagements in einer Organisationseinheit Gegenstand dieser Vorlage?
4.3. Warum wurde die Vorlage nicht umgesetzt?
4.4. Warum kam auch mit dem NKF kein IT gestütztes Facility Management System zum Einsatz?
4.5. Dem Vernehmen nach hat es Anmeldungen für Haushaltsmittel für eine entsprechende Software gegeben. Warum wurden diese Mittel nicht in den Etat eingestellt?
5. Risikomanagement
5.1. Welche technischen, organisatorischen und personellen Maßnahmen werden zur Risikoverhütung und -begrenzung eingesetzt?
5.2. Erfolgte eine risikoorientierte Prüfplanung durch das RPA?
5.3. Wird ein jährlicher Risikobericht erstellt?
5.4. Erfolgt die Vorlage des Berichts an den BM oder/und RPA?
5.5. Erfolgen angemessene Risikobeurteilungen?
6. Organisationsverschulden
6.1. Wurde der Aspekt eines möglichen Organisationsverschuldens bei getroffenen Maßnahmen geprüft bzw. wären Anzeichen oder. Ansätze in dieser Richtung schon frühzeitig erkennbar gewesen?
